Microsoft Teams: altijd in contact

Microsoft Teams is onderdeel van Microsoft 365. Met Teams blijf je zowel op kantoor als thuis in contact met je collega’s. Het heeft namelijk krachtige teamfuncties waarmee je op elke locatie kunt samenwerken aan projecten.

Sinds de coronacrisis is het duidelijk dat thuiswerken voortaan voor veel mensen een grotere rol speelt. Tegelijkertijd blijven klassieke werkomgevingen zoals het kantoor of de buitendienst ook relevant. Die verschillende locaties maken de coördinatie en communicatie tussen collega’s natuurlijk lastiger. Microsoft Teams lost dit op door medewerkers weer virtueel bij elkaar te brengen, via de cloud en online communicatie. Het programma maakt deel uit van bepaalde Microsoft 365-pakketten, die ook Microsoft Office en Exchange bevatten.

Breng het team op één plek samen

Microsoft Teams is een complete oplossing voor productieve samenwerking. Het maakt niet uit of het daarbij gaat om gespecialiseerde afdelingen of om werkgroepen, om bedrijfsbrede communicatie of om de aansturing van externe medewerkers. Veel bedrijven gebruiken op dit moment nog een gemengde omgeving die bijvoorbeeld bestaat uit Microsoft Exchange, een videoconferentie-oplossing zoals WebEx en chatprogramma’s zoals Slack of HipChat. Hier en daar wordt IBM Notes gebruikt om samen te werken. Microsoft Teams combineert al deze functies in één pakket.

De functies van Teams op een rij

Microsoft Teams biedt niet alleen de reeds bekende samenwerkingsfuncties van Microsoft Office. Het ondersteunt ook alle communicatiebehoeften tussen medewerkers en teamleden. Teams biedt bijvoorbeeld videoconferenties, chats en online telefonie. Daarnaast zijn er handige aanvullende tools, zoals het delen van een scherm. We zetten de functies op een rij:

• Teams aanmaken. Daarbij maakt het niet uit waar de deelnemers zich bevinden. Het is ook mogelijk om kanalen voor subprojecten aan te maken.
• Online vergaderingen plannen, inclusief video. Teamleden kunnen ook tijdens een vergadering nog ‘binnenkomen’. Handig is bovendien de ‘Together Mode’ die alle deelnemers voor een uniforme digitale achtergrond toont en de videoconferentie zo extra persoonlijk maakt.
• Telefonie en telefonische vergaderingen – binnen Teams of via het reguliere telefoonnetwerk. In Teams kun je telefoonnummers rechtstreeks bellen. Daarnaast zijn er wereldwijde telefoonnummers die externe partijen kunnen gebruiken om in te bellen op een Teams-meeting.
• Berichten- en chatservice. Hierdoor kunnen teamleden met elkaar communiceren zonder extra diensten zoals e-mail of speciale instant messengers. Net als bij andere berichtendiensten staat Teams directe communicatie tussen twee of meer teamleden toe.
• Bestanden delen. Iedereen werkt samen aan hetzelfde document zonder dat ze het over en weer moeten mailen. Je kunt bijvoorbeeld een collega een Excel-spreadsheet laten proeflezen, terwijl een derde collega er iets aan toevoegt. Je werkt altijd aan hetzelfde document en houdt zo het overzicht.
• Scherm delen. In een vergadering kun je een website of app laten zien zonder dat je een screenshot en een notitie hoeft te sturen. Ook kun je zo een functie of een idee live aan je collega’s laten zien, je hoeft hen hiervoor niet afzonderlijk te mailen.
• Integratie van workflows en apps. Hierdoor kun je bepaalde taken direct in het team uitvoeren. In aanvulling op de Microsoft 365-apps zijn er veel interessante diensten en tools van andere partijen.

Voor alle relevante systemen

Handig is dat Teams beschikbaar is voor zowel Windows-computers als Macs. Versies voor iOS, iPadOS en Android laten ook mobiel gebruik toe zonder computer, wat de samenwerking nog flexibeler maakt. Er is tot slot een webversie beschikbaar, bijvoorbeeld als medewerkers gebruik maken van Linux of andere besturingssystemen. Die webversie is ook handig voor iedereen die geen extra software wil installeren. De browserversie biedt dezelfde functies als de standalone software.

Samenvatting: een krachtige tool

Onder de streep vormt Microsoft Teams een echte opluchting als meerdere medewerkers zo efficiënt mogelijk willen samenwerken. En als er buitendienstmedewerkers, freelancers en andere derden bij betrokken zijn, biedt Teams helemaal een soepele oplossing. Alle belangrijke functies zijn namelijk op één plek samengebracht.

Wil je Microsoft Teams bestellen of nog meer informatie over onze Microsoft 365-pakketten?