Als je een eigen bedrijf hebt, ben je verplicht om relevante e-mails volledig en veilig te archiveren. STRATO biedt je nu een tool waarmee je dat heel gemakkelijk kunt doen.
Voor veel bedrijven is het lastig om e-mails te archiveren en te beveiligen tegen manipulatie. Begrijpelijk dus, dat veel bedrijven zoeken naar een eenvoudige en effectieve oplossing waarmee ze deze taak permanent kunnen uitvoeren. Dat blijkt ook uit de feedback die we van onze klanten hierover krijgen. Daarom introduceren we nu een nieuw product dat een antwoord biedt op deze vraag: STRATO Mailarchivering.
Wat is STRATO Mailarchivering?
Mailarchivering biedt je de mogelijkheid om je mails op een juridisch goedgekeurde manier op te slaan, dat wil zeggen: op een manier die voldoet aan de relevante regelgeving en de bewaarplicht van de Belastingdienst. Met deze tool maak je automatisch een back-up van alle inkomende en uitgaande berichten, inclusief attachments en voor alle postvakken. De software archiveert je elektronische correspondentie op onze ISO-gecertificeerde servers in Duitsland.
Hoe werkt Mailarchivering?
Zodra de gegevens zijn gearchiveerd, kunnen alleen geautoriseerde gebruikers deze bekijken. Jij beslist wie deze gebruikers zijn. Je kunt verschillende rollen toewijzen via de gebruikersadministratie: een auditor kan bijvoorbeeld gegevens bekijken, maar niet wijzigen. Een admin daarentegen heeft onbeperkte gebruiksrechten.
Hoe lang een e-mail in het archief blijft, hangt af van de bewaartermijn. Die kun je naar wens instellen voor elk e-mailaccount. Als je niet zelf een periode kiest, slaat het systeem je mails automatisch 11 jaar lang op.
De inhoud van het archief kun je met behulp van de geavanceerde zoekfunctie doorzoeken. Je kunt daarbij zoekcriteria als trefwoorden en onderwerp gebruiken, maar het is ook mogelijk om te zoeken op bijlagen, tags of CC.
De software houdt een logboek bij van elke bewerking. Dit betekent dat de oorspronkelijke berichten bewaard blijven en zelfs jaren later nog getraceerd kunnen worden.
Wil je weten hoe je met een paar klikken de Mailarchivering configureert? Lees dan deze FAQ.
Hoe garandeer ik de privacy?
Wat doe je met de e-mails die je niet kunt of wilt archiveren vanwege de privacy? Dit is bijvoorbeeld een probleem als het gaat om privé-mails van je medewerkers, om sollicitaties of om de communicatie met de ondernemingsraad. In dat geval kun je bepaalde postvakken uitsluiten van archivering. Hiertoe gebruik je zogenaamde blacklists. Wil je bijvoorbeeld niet dat de communicatie met de ondernemingsraad in het archief terechtkomt? Dan zet je het adres ondernemingsraad@jouwbedrijf.nl op de zwarte lijst. Op dezelfde manier kun je bijvoorbeeld het adres hr-afdeling@jouwbedrijf.nl uitsluiten, zodat er geen sollicitaties worden gearchiveerd. Uiteraard werkt dit niet alleen voor mailinglijsten, maar ook voor individuele afzenders.
Geen zorgen over verloren data
STRATO Mailarchivering helpt je niet alleen om aan de wettelijke eisen te voldoen. In geval van nood kun je hiermee ook je gegevens redden.
Zoek je tevergeefs naar een oude e-mail of heb je per ongeluk een belangrijk attachment verwijderd? Met Mailarchivering kun je eenvoudig verdwenen e-mails terugzetten. Zelfs als je een grote hoeveelheid gegevens in een van je postvakken verliest, heb je altijd een reservekopie dankzij de herstelfunctie.
Hoe kan ik STRATO Mailarchivering bestellen?
Als STRATO klant vind je Mailarchivering in de klantenlogin. Klik op E-mail en vervolgens op Mailarchivering.
Ben je nog geen klant bij ons? Dan kun je Mailarchivering gewoon samen met je nieuwe pakket bestellen.
Bestel hier je STRATO mailpakket!
Verder kun je Mailarchivering bestellen en gebruiken in ieder pakket met mailfunctionaliteit. Daaronder vallen de volgende producten: mail, (WordPress) hosting, sitebuilder en webshop. Je kunt Mailarchivering niet gebruiken in combinatie met Office 365, servers of HiDrive.
Dit artikel is geen juridisch advies
We willen je met dit blog informeren over actuele onderwerpen. Maar we zijn geen juristen en mogen je dus ook geen juridisch advies geven. Neem daarom altijd contact op met een juridisch expert als je vragen hebt over het rechtsconforme bewaren van e-mails.
Oliver Meiners
Hallo, ich bin Oliver. Ich bin Mitarbeiter im Kundenservice und helfe Dir bei Fragen zu HiDrive, Servern und zum STRATO Webshop.
Hans van Bergen zei op
Hoe moet ik het mailarchief instellen, zodat mijn mail daar terecht komt?
Jorrit van der Heide zei op
Hallo Hans,
Bedankt voor je vraag.
Zodra je het product hebt geactiveerd, komen automatisch alle nieuwe e-mails van alle postvakken in dat pakket in het archief terecht. Dus je hoeft daarvoor eigenlijk niets te doen. Alleen als je wilt dat e-mails van bepaalde postvakken niet in het archief terechtkomen, moet je die uitsluiten.
Ik hoop dat ik daarmee je vraag kon beantwoorden?
Hartelijke groet,
Jorrit van der Heide