STRATO HiDrive: e-mailbijlagen automatisch opslaan

Met cloudopslag van STRATO kun je bestanden ook handig per e-mail uploaden. In dit artikel lees je hoe je documenten automatisch via e-mailupload in je cloud kunt opslaan.

STRATO HiDrive biedt alles wat je nodig hebt om bestanden op te slaan en te delen. Het uploaden via e-mail is een bijzonder praktische functie: je kunt het gebruiken om e-mailbijlagen rechtstreeks naar je online opslag te uploaden. Bijvoorbeeld als je regelmatig grote bestanden in je inbox ontvangt of facturen of andere documenten van een bepaalde afzender graag op één centrale plek wilt opslaan. Dit kan bovendien vrij eenvoudig worden geautomatiseerd met filterregels en omleidingen.

Mailupload activeren

Om de mailupload te activeren, log je in op jouw HiDrive. Kies een map of maak een nieuwe map aan als opslaglocatie voor de e-mailbijlagen. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op de map en selecteer Mailupload maken in het contextmenu.

Nadat je op Aanmaken hebt geklikt, ontvang je een e-mailadres voor deze map, zoals XYZ@hidrive.strato.com. Dat was het. Om een ​​bestand in deze map via e-mail op te slaan, stuur je het gewoon als bijlage naar het hierboven aangemaakte adres.

Meer informatie over het activeren van de e-mailupload vind je hier in onze FAQ.

Automatische mailupload met filterregels

Nu staat je niets meer in de weg om e-mailbijlagen – bijvoorbeeld facturen of reports – automatisch op te slaan in je cloudopslag. Hiervoor maak je eenvoudig een doorverwijzing aan naar het in HiDrive aangemaakte e-mailadres. Je kunt dit doen in je mailprogramma (bijvoorbeeld Thunderbird) of in de instellingen van je mailprovider (serverzijde). Dit laatste wordt aanbevolen omdat dit de enige manier is om de e-mails onafhankelijk van het apparaat om te leiden en de submappen voor elke afzender correct aan te maken.

Om een ​​omleiding voor een STRATO e-mailadres aan te maken, ga je naar de klantenlogin. Onder Je pakket → E-mail → Instellingen markeer je een adres en klik je op Postvak bewerken. Selecteer vervolgens Forwarding (filters) instellen → Filters bewerken. Nadat je op Nieuwe filterregel aanmaken hebt geklikt, kun je de voorwaarden en acties van de regel definiëren.

Facturen automatisch opslaan

Hoe je de regel instelt, hangt af van de toepassing. Voor het archiveren van inkomende facturen kun je als voorwaarde bijvoorbeeld de e-mailadressen van de afzenders invullen. Kies dan Behouden als uit te voeren actie zodat de mails je inbox blijven bereiken. Om de bijlagen ook in HiDrive op te slaan, voer je de actie Omleiden naar en het HiDrive-mailadres ernaast in.

Terwijl alles hetzelfde blijft voor je contacten, profiteer je van automatische back-ups. En andersom werkt het natuurlijk ook: gewoon je eigen e-mailadres als afzender in de filter zetten en voor uitgaande facturen in (B)CC zetten.

Mails met grote bijlagen omleiden

Grote bestanden worden herhaaldelijk per e-mail verzonden (in plaats van bijvoorbeeld via HiDrive). Dat kost opslagruimte, mobiel datavolume en laadtijd. Om je mailbox te beveiligen, geef je als voorwaarde in de filterregels een ondergrens in bytes op (bijvoorbeeld 10.000 voor 10 megabytes). Nadat je bent omgeleid naar je HiDrive-adres, kun je Verwijderen instellen als een actie. Let op: de op deze manier gefilterde e-mails worden onherroepelijk verwijderd! HiDrive slaat alleen de bestandsbijlage op. Als je dat niet wilt, kun je in plaats daarvan Behouden als de actie kiezen, zoals hierboven beschreven.

Probeer het uit!

De mailupload van STRATO HiDrive is dus een handige functie als je e-mailbijlagen wilt archiveren. Dit kunnen facturen, reports of afbeeldingen zijn. Met de juiste filterregels kun je de uploads precies aanpassen aan je wensen. Dit bespaart administratieve rompslomp en zorgt voor extra beveiliging van je documenten.

Meer weten over HiDrive? Bekijk onze aanbiedingen: