Hoe werkt de autoresponder?
Als STRATO klant heb je de mogelijkheid je e-mails (bijvoorbeeld tijdens je vakantie of bij afwezigheid) automatisch te laten beantwoorden. Hiervoor gebruik je de afwezigheidsmelding die je in de klantenlogin kunt vinden. Hieronder lees je hoe je de afwezigheidsmelding kunt gebruiken.
Wat kan een afwezigheidsmelding doen?
Een autoresponder beantwoordt e-mailberichten met een vooraf ingestelde standaardtekst. Je kan dit per e-mailpostvak apart instellen. Een typische toepassing van autoresponders is het bevestigingsbericht bij aanvragen. Een dergelijke autoresponder kan er bijvoorbeeld zo uitzien:"Hartelijk dank voor uw e-mail. Uw aanvraag is aan de betreffende afdeling doorgestuurd. U zult zo spoedig mogelijk antwoord ontvangen."
De aanvrager krijgt zo direct de bevestiging dat het e-mailbericht is ontvangen en heeft het goede gevoel dat er spoedig antwoord komt.
Autoresponders zijn ook handig als je op vakantie gaat of vanwege andere redenen je e-mail niet direct kunt beantwoorden. Je kunt in dit geval bijvoorbeeld de volgende afwezigheidsmelding instellen:
"Hartelijk dank voor uw e-mail. Helaas kan ik momenteel niet antwoorden, aangezien ik tot het einde van de maand op vakantie ben. Richt u zich in dringende gevallen aan collega@jestratodomein.eu."
Zo zijn alle personen die contact met je opnemen direct over je afwezigheid op de hoogte gesteld. Zo voorkom je irritatie of zelfs problemen door een vertraagde reactie. Bij onze autoresponder kun je een bepaalde periode aangeven waarbinnen de automatische berichten verstuurd dienen te worden.
Een andere nuttige toepassing van autoresponders is het verwijzen naar je nieuwe e-mailadres. In de overgangsperiode kan je met de autoresponder automatisch het nieuwe adres meedelen aan de personen die nog je oude e-mailadres gebruiken.
Een autoresponder kan ook gebruikt worden voor automatisch versturen van informatie. Denkbaar is bijvoorbeeld het versturen van de prijslijst van je bedrijf, wanneer een potientiële klant een bericht aan een door jou aangegeven adres stuurt. Het voordeel hiervan ten opzichte van het openlijk publiceren van de prijslijst, is dat je zo meteen het e-mailadres van de geïnteresseerde hebt.
De afwezigheidsmelding inschakelen
Log in de Klantenlogin in en ga vervolgens naar het E-mailbeheer in het gewenste pakket. Selecteer hier het e-mailaccount waarvoor je de afwezigheidsmelding wilt inschakelen en kies voor Postvak bewerken.
Kies op de volgende pagina voor Afwezigheidsmelding.
Wanneer je de afwezigheidsmelding voor een specifieke periode wilt inschakelen, kies je bij begindatum en einddatum de gewenste data.
Bij Onderwerp en het invoerveld daaronder kan je het gewenste onderwerp en de inhoud van de afwezigheidsmelding ingeven. Deze tekst mag maximaal 600 tekens lang zijn.
Selecteer Afwezigheidsmelding inschakelen om de functie daadwerkelijk te activeren. Als je de afwezigheidsmelding niet langer wilt gebruiken, kan je deze via dezelfde weg weer uitschakelen. Door een vinkje te zetten bij Verwijderen kan je de melding geheel verwijderen. Kies onderaan de pagina voor Opslaan om de instellingen door te voeren.