Professionele e-mail signatures

De persoonlijke e-mailhandtekening

Aan privé-e-mails hoef je weliswaar niet een juridisch bindende handtekening toe te voegen; de e-mailhandtekening biedt je wel de goede mogelijkheid om geadresseerden attent te maken op alternatieve communicatiekanalen of projecten, zoals een eigen website. Gebruikelijke gegevens in een persoonlijke e-mail signature zijn:

• Voor- en achternaam
• Vast en/of mobiel telefoonnummer
• E-mailadres
• URL van eigen website
• Links naar social media-profielen

Eventuele aanvullende elementen (zoals citaten, gezegden, je lievelingsmotto of afbeeldingen) mogen dan wel populair zijn in e-mail signatures; ze dienen wel per ontvanger met zorg te worden uitgekozen. Want een e-mailhandtekening die door vrienden en familie gewaardeerd wordt, kan bij officiële correspondentie, zoals sollicitaties of communicatie met overheden en autoriteiten, nog wel eens voor ergernis zorgen.

De zakelijke e-mailhandtekening

Sinds 1 januari 2007 vallen zakelijke e-mails in Europa officieel onder bedrijfscorrespondentie. Dit betekent dat zakelijke mail gearchiveerd moet worden, en dat berichten die verstuurd worden door een geregistreerde onderneming, dezelfde verplichte gegevens dienen te bevatten als zakelijke brieven. In een zakelijke e-mail signature moeten in ieder geval de volgende elementen opgenomen zijn:

• Handelsnaam van het bedrijf
• KvK-nummer
• Btw-nummer
• Volledige statutaire naam met rechtsvorm (indien deze afwijkt van de handelsnaam)
• In geval van een bv of nv: vestigingsplaats van de rechtspersoon

Medewerkers dienen bovendien hun positie binnen het bedrijf en individuele contactinformatie te vermelden in de e-mailhandtekening.

Ook een zakelijke e-mailhandtekening biedt plaats voor optionele informatie. Voorbeelden zijn de slogan van het bedrijf en actuele aankondigingen, zoals openingstijden in de vakantieperiodes of bedrijfsvakanties. Soms wordt er in de e-mail signature tevens gewezen op aanbiedingen of kortingsacties. Bedenk wel dat de handtekening in een e-mail hoofdzakelijk het contact dient te ondersteunen en niet als advertentieruimte mag overkomen.

Een ander inhoudelijk element waarmee elektronische bedrijfscorrespondentie tegenwoordig steeds vaker wordt afgesloten, is de disclaimer naar Amerikaans model. Toevoegingen zoals de volgende standaardformulering klinken erg belangrijk, maar zijn in Nederland niet bindend en kun je dus achterwege laten:

“Deze e-mail kan vertrouwelijke en/of wettelijk beschermde informatie bevatten. Indien u niet de geadresseerde bent van deze e-mail, of dit bericht vanwege een fout hebt ontvangen, wordt u verzocht om de afzender hiervan op de hoogte te stellen en deze e-mail te vernietigen. Voor iedereen die niet de geadresseerde van deze e-mail is, is het verboden om de inhoud op te slaan, door te sturen of op welke andere manier dan ook te gebruiken.”

De afzender van een e-mail met zo’n handtekening kan hieraan geen extra rechten ontlenen.

Hoe ziet een goede e-mail signature eruit?

Een goede e-mailhandtekening is overzichtelijk, goed te lezen en maakt een betrouwbare indruk. Daarom is het aan te raden om een eenvoudige lay-out toe te passen, die de structurering van de informatie dient.

De onderstaande e-mail met handtekening is een duidelijk voorbeeld van een zakelijke e-mail die alle verplichte gegevens bevat. Echter, de informatie is neergezet op een manier die de leesbaarheid in de weg zit.

Zo’n e-mail signature kan door het gebruik van alinea’s worden geoptimaliseerd. Bovendien is het aan te raden om de gegevens met verticale lijnen van elkaar te scheiden, zodat het geheel overzichtelijker wordt. Gangbare e-mailprogramma’s stellen doorgaans genoeg ruimte ter beschikking om een e-mailhandtekening te maken. Je kunt dus probleemloos typografische witregels gebruiken om de leesbaarheid te verhogen.

Volgens deze vormgevingsprincipes kun je de bovenstaande e-mailhandtekening ook als volgt structuren:

Het gebruiken van verschillende lettertypes, lettergrootten en kleuren vergroot, bij de juiste dosering, eveneens de leesbaarheid van een e-mail signature. Het menselijk oog reageert op contrasten. Daarom kun je door middel van de opmaak bepaalde elementen van de e-mailhandtekening uitlichten. Ook hierbij geldt echter: less is more. Bovendien moet je erop letten dat een geformatteerde e-mail signature in Rich Text Format of als HTML-tekst dient te worden opgemaakt. En zelfs dan loop je met een opgemaakte e-mailhandtekening altijd het risico dat het ontvangende e-mailprogramma het ontwerp onvolledig of verkeerd overneemt. Wanneer je een nieuwe e-mailhandtekening wilt maken, is het aan te raden om in verschillende applicaties de weergave hiervan te controleren.

Om een betrouwbare indruk te maken, kun je het beste voor subtiele kleuren kiezen en het gebruik van lettertypes tot één tot twee fonts beperken. Dit is niet alleen voor de leesbaarheid van de e-mailhandtekening belangrijk; te gewaagde creaties hebben al snel een overweldigend effect en in het ergste geval maken ze een ietwat idiote indruk. Afzenders van dergelijke berichten lopen het gevaar niet serieus te worden genomen en als onbetrouwbaar te worden bestempeld. Toch kan het in enkele gevallen zinvol zijn om, met het oog op corporate design, de kleuren van het bedrijfslogo of een eigen font in de e-mail signature te verwerken. Desalniettemin kun je, bij het versturen van een e-mail, een handtekening zoals in onderstaand voorbeeld maar beter vermijden: